ヨガ・フィットネスの定員とキャンセル待ち
定員の出し方、キャンセル待ちの繰り上げ、直前キャンセル、体験枠、休講の連絡を整理します。
ヨガ・フィットネスの人気クラスの定員とキャンセル待ちの運営を解説。部屋の広さとマットの数からの定員の決め方、キャンセル待ちの繰り上げのルール、直前キャンセルの扱い、体験枠の確保、休講の連絡まで整理します。
ヨガやフィットネスのクラスは、部屋の広さとマットの数で入れる人数が決まります。人気の回は申込が定員を超え、キャンセル待ちが出ます。この記事では、定員の決め方、繰り上げのルール、直前キャンセルの扱い、体験枠の確保、休講の連絡を整理します。決め方の例は、団体の事情に合わせて変えてください。
この記事の要点
- 定員は、部屋・マット・講師のうち一番少ない数に合わせる
- キャンセル待ちは申込順に繰り上げ、返事の期限を決める
- 繰り上げの締切より後の取り消しは、扱いを先に書く
- 体験枠と休講の連絡の時刻を、募集の時点で決める
ヨガ・フィットネスのクラスの定員の決め方
定員は、部屋に置けるマットの数だけでは決まりません。貸し出せるマットの数と、講師が見られる人数も上限になります。
定員を決める3つの上限（数は団体の例）| 上限 | 数え方 | 例 |
|---|
| 部屋に置けるマット | 隣のマットとの間隔を取って並べる | 16枚 |
| 貸し出せるマット | 持参しない人の分を数える | 10枚 |
| 講師が見られる人数 | 講師と相談して決める | 15人 |
定員は、この中で一番少ない数に合わせます。全員が持参する決まりなら、貸し出せるマットの数は上限から外せます。
例では、持参の人が5人以上いれば貸しマットは足ります。その場合の定員は、講師が見られる15人です。
持参の人が4人なら、貸しマットの10枚と合わせて14人までです。持参するかどうかは、申込のときに聞いておきます。
キャンセル待ちの繰り上げのルール
人気の回では、空きが出たときに誰を入れるかで迷います。順番と連絡の仕方を決めておくと、不公平に見えません。
1. 申込順に番号を付ける
定員を超えた申込は、受けた順にキャンセル待ちの1番、2番と番号を付けます。番号は本人にも伝えます。
2. 空きが出たら1番の人に連絡する
取り消しが出たら、番号の若い人から順に連絡します。連絡する担当者を1人に決めておきます。
3. 返事の期限を決める
例えば連絡から3時間以内に返事がなければ、次の番号の人に回します。期限は募集の文面に書きます。
4. 繰り上げの締切を決める
前日の20時など、繰り上げを止める時刻を決めます。それより後に出た空きは、空いたままにします。
繰り上げの締切を置くのは、当日の急な連絡で予定を動かさせないためです。締切後の空きを当日に埋めるかは、団体で決めます。
直前キャンセルの扱い
繰り上げの締切より後の取り消しは、空いた枠を埋められません。扱いを受け方ごとに決めて、募集の時点で伝えます。
締切より後に取り消したときの扱いの例（どれを選ぶかは団体で決める）| 受け方 | 扱いの例 |
|---|
| 月謝制 | 振替を受けず、その回は出席した扱いにする |
| 回数制（回数券） | 1回分を使ったものとして数える |
| 都度払い | 決めた額のキャンセル料を受ける |
- 体調不良や急な仕事の扱いも、例外にするかを決めておく
- 直前キャンセルが続く人には、運営者から個別に話す
- 取り消しで最少催行人数を割ったら、休講にするかを決める
体験枠の確保の仕方
人気のクラスは、会員の申込だけで定員が埋まります。新しい人を迎えるなら、体験の人の枠を先に分けておきます。
枠の数を決める
定員15人のうち2人を体験枠にすると、会員の枠は13人です。枠の数は回ごとに変えないようにします。
空いた枠の回し方を決める
体験の申込が無ければ、前日などの決めた時刻に会員のキャンセル待ちへ回します。
体験の人に先に伝える
マットの持参の有無、着替えの場所、受付の時刻を案内します。参加費の受け方もあわせて書きます。
定員とクラスの回数を見直す目安
キャンセル待ちが毎回出るなら、定員かクラスの回数が足りていません。数回分の記録を見てから見直します。
- 毎回キャンセル待ちが出る回は、同じ曜日に回を増やす
- 空きの多い時間帯の回は、時間を移すか回数を減らす
- 広い部屋に移すときは、マットと講師の上限も数え直す
- 回を増やすなら、講師の予定と部屋代を先に確かめる
見直しの記録には、申込の数、キャンセル待ちの数、当日来た人の数を回ごとに残します。3つを並べると、どこに人数の偏りがあるかが分かります。
休講の連絡の仕方
休講は、講師の都合、施設の都合、最少催行人数に届かないときに起きます。連絡が遅れるほど、来る人の予定が無駄になります。
- 人数で休講を決める時刻を、前日の決めた時刻に置く
- 連絡は、いつも使う1つの経路でまとめて送る
- キャンセル待ちの人と体験の人にも、同じ時刻に伝える
- 月謝や回数券の分を、振替にするか次回に回すかを書く
休講の連絡には、理由と次回の予定を入れます。振替の回を設けるなら、その回の定員とキャンセル待ちも同じ順番で扱います。
よくある質問
ヨガのクラスの定員はどう決めますか？
部屋に置けるマットの数、貸し出せるマットの数、講師が見られる人数のうち、一番少ない数に合わせます。持参する人が多いクラスでは、貸し出せるマットの数は上限から外せます。
キャンセル待ちは誰から繰り上げますか？
申込を受けた順に番号を付け、若い番号の人から連絡します。返事の期限を決めておき、期限までに返事がなければ次の人に回します。順番と期限は募集の文面に書いておきます。
前日の夜に取り消した人の扱いはどうしますか？
繰り上げの締切より後の取り消しは、受け方ごとに決めた扱いに従います。回数券なら1回分を使ったものとして数える、都度払いならキャンセル料を受ける、などの形があります。
人気のクラスに体験の人を入れるには？
定員のうち何人かを体験枠として先に分けておきます。体験の申込が無いときは、決めた時刻に会員のキャンセル待ちへ回すと、空いたままの枠を減らせます。枠の数は回ごとに変えずに固定します。
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